Bangladesh VK 021 ©Mike Roelofs

6 Evalueer je project – na afloop én tussentijds

Het succes van je project hangt af van verschillende elementen. Door – tussentijds én achteraf – goed te evalueren kom je erachter welke elementen dat zijn. Het geeft alle betrokken partijen belangrijke inzichten over de redenen van het slagen of mislopen van het project, die je mee kunt nemen bij toekomstige projecten.

Voor de continuïteit van jouw organisatie en die van je lokale partner – en daarmee voor het succes van jullie projecten – is de uitwisseling van de ervaringen en geleerde lessen tijdens het project van groot belang. Door ze te delen dragen jij en je partnerorganisatie bij aan het succes van jullie projecten en die van anderen!

Verder leg je met een evaluatie verantwoording af aan je achterban. Het geld dat in je project is geïnvesteerd is immers afkomstig is van donateurs; particulieren, bedrijven en andere instellingen. Transparante communicatie over de investeringen en het verloop van een project dragen bij aan hun vertrouwen. Zo zullen ze je werk blijven steunen, nu én in de toekomst.

Tip: zie een evaluatie als een kans om te leren en niet als controle.

Effecten meten

De termen input, activiteiten, outputs, outcomes en impact zijn waarschijnlijk één van de meest verwarrende termen in het veld van evaluaties. Het is wel belangrijk om de termen te kunnen onderscheiden zodat de juiste indicatoren (een indicator is….) gemeten worden.

  • Input: middelen die worden ingezet voor het project. Personen, financiën en materiaal.
  • Activiteiten: Dit zijn acties/handelingen die uitgevoerd worden om de doelen van het project te behalen. Trainingen of het plaatsen van een gescheiden wc blok voor meisjes en jongens op een school.
  • Outputs: Het directe effect van de activiteiten. Bijvoorbeeld het aantal deelnemers, condoom dispensers of voorlichtingsbijeenkomsten.
  • Outcomes: Dit zijn de korte en medium termijn effecten van de output. Het percentage kinderen dat lijdt aan diarree of het percentage mensen dat condooms gebruikt.
  • Impact: Dit is de lange termijn verandering die nagestreefd wordt en is het resultaat van de outputs en outcomes. Bijvoorbeeld een gezonde bevolking of een bevolkingsgroep dat zonder stigma kan leven.
  • Kies een doel en onderzoeksvraag

Wie initieert de evaluatie?

Een projectevaluatie wordt normaal gesproken aan het einde van een project uitgevoerd. Tussentijds evalueren is ook aan te raden, zo kun je ook ‘onderweg’ leren en indien nodig bijsturen. Het initiatief komt meestal van de lokale partner. Maar ook jij als Nederlandse stichting of een geldschieter kan een evaluatie voorstellen. Zij zijn net zo goed betrokken bij het project en hebben daarom behoefte aan een evaluatie voor zichzelf of de achterban hun organisaties.

Wie doet wat?

Voor een zo volledig mogelijke evaluatie is het slim om alle belanghebbenden erbij te betrekken. Zeker diegenen die hebben meegedacht over de opzet van het project. Denk hierbij aan begunstigden, partnerorganisaties en lokale overheden. Maak al tijdens de projectuitvoering tijd en budget vrij voor de evaluatie. Voor een optimaal resultaat kun je voor de uitvoering van de evaluatie het beste een externe partij inschakelen. Dit garandeert meer objectiviteit en biedt tegelijkertijd kans op nieuwe inzichten.

Mooi voorbeeld

Stichting Harambee Holland vroeg een Keniaanse onderzoeker, met verrassende inzichten en concrete verbeterpunten als uitkomst. “Voor impact-evaluaties hoeven PI’s heus niet altijd hun spaarpot om te keren.” In dit artikel lees je meer over hun ervaringen.

Tip: voor een evaluatie hoef je geen dure consultant in te huren. Vraag bijvoorbeeld iemand van een partner-NGO.

Taakomschrijving

Bespreek samen met je lokale partner de inhoud en het doel van de evaluatie en leg dit vast in een taakomschrijving, ook wel Terms of Reference (ToR) genoemd. Zo weet de uitvoerder van de evaluatie (‘evaluator’) duidelijk wat hij moet doen. Je lokale partner kan een heldere taakomschrijving maken door in gesprek te gaan met de doelgroep, partnerorganisaties, jij als Nederlandse organisatie en andere betrokkenen.

Opzet van een taakomschrijving (ToR):

  • Achtergrond van het project.
  • Doel van de evaluatie – wat wordt er met de uitkomst gedaan?
  • Gewenste resultaten – waar moeten de evaluatoren in elk geval naar kijken?
  • Aanpak of methode – hoe moet er worden geëvalueerd?
  • Planning – hoe ziet het tijdspad van de evaluatie eruit?
  • Budget – hoeveel geld is er beschikbaar voor de evaluatie?

Wees nieuwsgierig!

Je krijgt een veelzijdig en concreet beeld van het verloop en de uitkomst van een project door veel informatie te verzamelen en vragen te stellen aan zoveel mogelijk betrokkenen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld vragenlijsten, houd groepsgesprekken, interviews en observaties (mogelijk m.b.v. foto en/of film) en bestudeer documenten zoals notulen, contracten en cijferlijsten van leerlingen.

Evalueer zelf met de ‘Tiny Toolbox’

Wil jouw partnerorganisatie of een andere neutrale organisatie aan de slag met de evaluatie? Er zijn diverse manieren om te evalueren. Met de Tiny toolbox kom je erachter welke wijze het beste past bij de lokale situatie. De toolbox is in het Engels en daarom makkelijk te delen met je lokale partner.

Meer organisaties en tools voor evaluaties:

  • Bureau Wyser, S.E.E., voert evaluaties uit voor PI’s
  • Monitoring & evaluation tools van de Ierse organisatie Dochas
  • Monitoring en evaluation tools in de Barefoot Guide

Afronding

Het evaluatierapport bevat zeer waardevolle informatie voor alle betrokkenen! Deel de conclusies, aanbevelingen en geleerde lessen. Pas wel op met het aanwijzen van een schuldige in geval van negatieve conclusies. Probeer vooral zo concreet en positief mogelijk te formuleren hoe het een volgende keer (nog) beter kan.

Voorbeeld opzet evaluatierapport

Hoofdstuk Inhoud
1. Inleiding Wat is het doel, wat is de focus, Wat is de reden van de evaluatie?
Hoe is de evaluatiestudie verlopen?
Vooruitblik op het rapport.
2. Aanpak en methode Geef een beschrijving van hoe de evaluatie is uitgevoerd.
Welke onderzoeksmethoden zijn gebruikt (vragenlijsten, observatie, interviews)?
3. Uitkomsten Geef zowel cijfers als kwalitatieve bevindingen van het onderzoek weer.
4. Conclusies & Aanbevelingen De evaluator trekt zijn conclusies en geeft aanbevelingen m.b.t. het leren van de ervaringen en/of het afleggen van verantwoording.

Tip: een goede rapportage bevat:

  • Feiten
  • Meningen
  • Aanbevelingen