Bangladesh VK 021 ©Mike Roelofs

4 Projectmanagement: Route naar succes

Hoe kan je samen met je lokale partnerorganisatie een project opzetten dat aansluit bij de omgeving en de lokale problemen? En hoe zorg je dat het realistisch is voor jouw mogelijkheden om het te steunen? Met een goede projectmatige aanpak kunnen je partner en jij het leven van de doelgroep een positieve draai geven en een duurzame bijdrage leveren aan structurele verandering.

Veel lokale organisaties bestrijden armoede door het faciliteren van onderwijs, gezondheidszorg of water. Als ze jouw steun vragen, gaat het vaak vooral om kwaliteitsverbetering (beter onderwijs) en/of vergroting van de capaciteit (onderwijs voor meer kinderen). In die gevallen is de behoefte waar het project in voorziet (redelijk) duidelijk. Maar in sommige gevallen gaat het om het opzetten van een geheel nieuwe voorziening: een school, kliniek, waterleiding of klein bedrijf. In de gesprekken en onderhandelingen met je lokale partner is het dan nuttig om de verschillende fases van een project helder te onderscheiden.

De projectfases

Een project bestaat uit 5 fases:

  1. Identificatie
  2. Formulering
  3. Contract
  4. Uitvoering
  5. Evaluatie

1. Identificatiefase

In deze eerste fase wil je de vraag beantwoorden: wat is de verandering waar wij samen aan willen werken en wat moet er gebeuren om daarvoor te zorgen? Oftewel: de probleemstelling. Bij de identificatie van deze lange-termijn-verandering betrek je altijd je lokale partner, maar ook de doelgroep(en) en de lokale overheid. Alle partijen kunnen van elkaars perspectieven en ideeën leren.

Theory of Change

Maak bij de probleemstelling gebruik van een zogenaamde Theory of Change (ToC). Een ToC maakt duidelijk wat het projectdoel is, waarom dit het doel is, hoe dit kan worden bereikt en wat dit aan financiën vraagt. Immers, alle betrokkenen, de doelgroep maar ook een donateur of subsidiegever moeten zich met geld, tijd en/of inspanning aan het project kunnen binden. Een Theory of Change is een goede tool om een routekaart te maken voor je project. Bekijk het filmpje en formuleer direct jullie Theory of Change met deze tool.

 

2. Formuleringsfase

In deze fase leggen je lokale partner en jij de keuzes vast in een projectplan op basis van jullie ToC. Het is een beschrijving van de inhoud van het project en welke concrete afspraken hierbij horen. Hierdoor creëer je duidelijkheid voor alle partijen en door het gedetailleerd vast te leggen borg je de afspraken. Het plan kan ook gebruikt worden voor subsidieaanvragen. Overleg dit wel eerst met je partner.

Tips

  • Spreek samen met je lokale partner af wie welke kennis, tijd en personen inzet en wanneer. Het kost tijd en geduld om keuzes en afspraken te maken, omdat er vaak onderhandelingen nodig zijn. Leg ook vast wat de consequenties zijn van het niet nakomen van afspraken.
  • Geef kort aan waarom er niet voor een mogelijke andere oplossing is gekozen. Dit laat subsidieverstrekkers en donateurs zien dat er goed over zaken is nagedacht. Het verschaft tevens in latere fases van het project duidelijkheid aan eventuele nieuwe partijen.
  • Als je lokaal of bij Wilde Ganzen subsidie wilt aanvragen, analyseer dan grondig wat de prioriteiten voor steun zijn van subsidieverstrekkers (wat kan wel en wat niet?).

3. Contractfase

Als het project is ingediend en goedgekeurd door subsidieverstrekkers als Wide Ganzen, maken de lokale partner en jij als Nederlandse organisatie een contract. Hierin staat wat er wordt gefinancierd of geleverd, door wie en hoe de financiën worden verantwoord. Ook als er geen externe financieringsbron is, kunnen de betrokken partijen de financiële afspraken vastleggen. In de overeenkomst worden ook de belangen van de betrokken partijen duidelijk gemaakt.

Tip

  • Organiseer na het tekenen van het contract of samenwerkingsverband een feest met financiers, partnerorganisaties of begunstigden. Dit maakt het geheel minder zakelijk. Tegelijkertijd kun je zo positieve aandacht schenken aan de betrokken partijen en het draagvlak voor het project vergroten.

Valkuil

  • Een contract wordt soms ervaren als een teken van wantrouwen. Terwijl het juist helpt om onduidelijkheden, problemen en wantrouwen te voorkomen. Het is ook goed ter bescherming van de onderlinge relaties op lange termijn.

4. Uitvoeringsfase

Als de projectfinanciering is geregeld, begint de uitvoeringsfase van het project. Dat gebeurt op basis van concrete werkplannen. Tijdens de uitvoering is het belangrijk om de voortgang van alle activiteiten te monitoren om vast te stellen of zij echt bijdragen aan het projectdoel. Op basis hiervan kun je bepalen of er wijzigingen nodig zijn; het geeft inzicht in wat wel/niet werkt. Je lokale partner is verantwoordelijk voor de monitoring. Jij als Nederlandse organisatie kan een observerende, adviserende of participerende rol vervullen.

Tips

  • Pak uitvoeringsproblemen zo snel mogelijk aan. Zorg dat er aan betrokken partijen wordt verantwoord waarom wijzigingen nodig zijn, welke financiële gevolgen dat eventueel heeft en of het behalen van het projectdoel wordt bedreigd.
  • Het is raadzaam om eventuele veranderingen, gemaakte keuzes en onderliggende argumenten schriftelijk vast te leggen, zodat je er bij een volgend project van kan leren.
  • Onthoud dat in alle gevallen je lokale partner de eigenaar is van het project en gedraag je ook zo. Dit is van groot belang om het project duurzaam te laten zijn.

Valkuil

  • Het is onvermijdelijk dat bepaalde activiteiten anders lopen dan gepland. De lokale partner is vooral verantwoordelijk voor het oplossen van problemen. Op korte termijn lijkt het ingrijpen door het Particulier Initiatief (jullie als Nederlandse organisatie) soms het beste, maar op de langere termijn kan dit de samenwerking ondermijnen. Andere partijen voelen zich misschien niet serieus genomen, of voelen zich minder verantwoordelijk voor het project en leggen in het vervolg problemen bij jullie neer.

5. Evaluatiefase

Na afloop van het project beoordeel je in hoeverre de doelen zijn gehaald en wat hier wel/niet aan heeft bijgedragen. Vervolgens formuleer je aanbevelingen over wat er in de toekomst beter kan. Je lokale partner kan deze aanbevelingen eventueel ook gebruiken om het beleid aan te passen.

Op basis van de evaluatie stelt je lokale partner – eventueel met jullie steun – de projectrapportage inclusief de financiële verantwoording op. Alle projectfinanciers dienen een exemplaar te ontvangen.

Meer weten over evalueren en de tools die hierbij handig zijn? We delen graag meer tips om tot een goede evaluatie te komen.