Dagboek Ethiopië 0269 large ©Mike Roelofs

3 Samenwerken met een lokale partner

Wanneer een Nederlandse en buitenlandse organisatie besluiten om een ontwikkelingsproject op te zetten, ontstaat er een uniek samenwerkingsverband. (Je zet je samen in voor de levensverbetering van mensen ter plekke, bijvoorbeeld op gebied van onderwijs of gezondheidszorg.) Dat levert wederzijds bijzondere en positieve ervaringen op, maar de culturele verschillen en machtsverhouding zorgen ook voor uitdagingen. Door op onderstaande punten te letten, creëren jullie een goede basis voor een succesvol en positief project.

Duidelijkheid scheppen over rollen: de lokale partner is projecteigenaar

Als íets het succes van een ontwikkelingsproject bepaalt is het: onafhankelijkheid van de mensen ter plekke. In tegenstelling tot vroeger is de lokale partner en/of de doelgroep tegenwoordig dan ook de eigenaar van een project. Zij zijn verantwoordelijk voor het verloop en de duurzaamheid ervan als de Nederlands organisatie, het Particulier Initiatief (PI), zich terugtrekt.

Vanaf het begin ligt het eigendomsrecht van het project dus bij je partner en/of de doelgroep. Zij kennen de situatie het best, hebben de contacten om het project uit te voeren, en kunnen het project  laten wortelen in de gemeenschap. Als PI help je door fondsen te werven, mee te denken en daar waar nodig en gevraagd ondersteuning te bieden.

Verwachtingen uitspreken

Relaties tussen Nederlandse organisaties en lokale partners zijn vaak gebaseerd op vriendschap en/of emoties. Dat maakt het niet altijd makkelijk om wederzijdse verwachtingen boven tafel te krijgen en uit te spreken. Toch is het belangrijk dat je dat doet. Een transparant samenwerkingsverband voorkomt teleurstellingen en verkeerde aannames.

Denk bij de bespreking van de samenwerking bijvoorbeeld aan:

  • Wat is het gezamenlijke doel, het gedeelde belang?
  • Hoe staat het met de belangstelling en motivatie voor het project: geeft de partnerorganisatie er echt prioriteit aan?
  • Welke/hoeveel medewerkers zetten zich in voor het project?
  • Hoe lang is de samenwerkingsperiode?
  • Is de samenwerking op basis van gelijkwaardigheid of is er hiërarchie?
  • Wie valt er binnen het samenwerkingsverband en wie heeft er een stem?
  • Zijn er lokale (overheids)bijdragen te verwachten?
  • Kunnen er lokaal fondsen worden geworven? (zie ook Change the Game)

Bedenk ook wat je zelf te bieden hebt en wel/niet kunt of wilt doen. Bijvoorbeeld:

  • Hoe(veel) je fondsen voor het project gaat werven en hoe lang dat duurt
  • De verwachtingen die financiers hebben over het project
  • Specifieke kennis en vaardigheden binnen je stichting
  • Belangrijke contacten of toegang tot netwerken
  • Toegang tot materialen, diensten en producten.

Project samen plannen en opzetten

Voor een goede samenwerking tijdens het project is het belangrijk om het projectplan samen op te zetten. Je weet dan zeker dat je allebei de juiste dingen doet, en voorkomt dat jullie de link met de situatie daar of hier missen. De lokale partner zet bijvoorbeeld alleen activiteiten op waarvoor hier inderdaad fondsen kunnen worden geworven, en de PI werft geen fondsen voor een project dat daar geen voedingsbodem heeft. Hoe je dat doet, lees je in Samen een projectplan opzetten.

Afspraken en verantwoordelijkheden vastleggen

De meest voorkomende problemen met partnerorganisaties doen zich voor bij het maken van afspraken. Dit is vaak cultuurgerelateerd en lastig te doorgronden. Je kunt dit voorkomen door per activiteit uit het projectplan de te verwachten resultaten te bespreken, en vervolgens per activiteit/resultaat vast te leggen:

  • Wie daarvoor eindverantwoordelijk is
  • Of je de ander erop kunt aanspreken
  • Of je er interesse voor mag tonen, maar geen zeggenschap over hebt.

Het eindresultaat is een lijst met activiteiten met daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden.

Omgaan met cultuurverschillen

Samenwerken met een lokale partner betekent automatisch een samenwerking vol cultuurverschillen. Zij verrijken een relatie en vormen pas een barrière als ze de samenwerking in de weg gaan staan. Je kunt je voorbereiden op een samenwerking met mensen uit een andere cultuur door meer over deze cultuur te leren. Maar niet alles staat in boeken; realiseer je dat mensen geen vertegenwoordigers zijn van een cultuur. Ieder mens is uniek.

Veel problemen bij interculturele communicatie ontstaan doordat de eigen vanzelfsprekendheden als waarheid worden ervaren. Maar DE waarheid bestaat niet. Wees je daarvan bewust. Iedereen ziet de werkelijkheid door zijn eigen bril.

Zelfs taal kan tot misverstanden leiden. In Nederland betekent JA: het is afgesproken, en NEE: het is niet afgesproken. In andere culturen is het héél onbeleefd NEE te zeggen, vooral tegen een buitenstaander of iemand hoger in rang.

Communicatie met iemand uit een andere cultuur vraagt dus om een open, reflectieve houding. Luister goed naar elkaar, en sta open voor andere waarden, normen, gewoonten en gedrag.

Als er toch problemen ontstaan…

Problemen die zich in de samenwerking voordoen, hebben behalve met misverstanden over afspraken, vaak te maken met beheer van de financiën, hiërarchie in de partnerorganisatie of communicatie die stroef verloopt. Probeer bij het oplossen hiervan het probleem te scheiden van de persoon!

Cruciaal hierbij is de waarom-vraag. Het antwoord op de vraag waarom iemand iets doet, helpt om wederzijds begrip te krijgen.

Samenwerking geregeld! Lees verder in het stappenplan hoe je een project start.