5.1 Toolkit Communicatie – Communiceren in 6 stappen

Om fondsen te werven en mensen te betrekken bij jullie initiatief, is helder en inspirerend communiceren belangrijk. Een goed communicatieplan helpt daarbij. Stel het plan samen met je partnerorganisatie op. Zo profiteer je van elkaars kennis en je ontdekt meteen welk interessant materiaal – lokale filmpjes, foto’s, quotes, interviews – er al is.

 

Tip: voor kleine organisaties werkt per kwartaal plannen vaak het best. Zo houd je overzicht en kun je tijdig bijsturen.

Stap 1: Breng in kaart en baken af

Bepaal eerst hoe de communicatie gaat bijdragen aan jullie organisatiedoel. Welke situatie wil je ermee veranderen, welk probleem verkleinen? Moeten er fondsen geworven worden, meer draagvlak gecreëerd of voorlichting gegeven? Stel ook de randvoorwaarden vast: de middelen, de tijd en het geld dat jullie hebben om het plan uit te voeren.

Stap 2: Bepaal het communicatiedoel

Door een communicatiedoel te formuleren maak je het globale doel helder en concreet. Een communicatiedoel is beperkt in omvang en tijd, en ligt in het verlengde van het organisatiedoel.

In het doel beschrijven jullie:

  • Wat? Wat is er veranderd of gerealiseerd na jullie communicatieactiviteiten: heeft de doelgroep meer kennis, een andere mening/houding of daadwerkelijk iets gedáán (bijvoorbeeld gedoneerd of actief geparticipeerd in een evenement)
  • Wie? Voor welke doelgroep is de communicatie bedoeld? En hoe groot is de doelgroep?
  • Wanneer? Wat is de start- en einddatum van de communicatie?

Stap 3: Breng doelgroep en context in kaart

Effectieve communicatie staat of valt met een goed begrip van de doelgroep.

Vragen die daarbij helpen:

  1. Wat weet onze doelgroep over het onderwerp en de stichting?
  2. Wat vindt onze doelgroep van het onderwerp en de stichting? Welke waarden, belangen, opinieleiders spelen een rol?
  3. Wat doet onze doelgroep met het onderwerp, met de media?Naast de doelgroep is het ook belangrijk iets te weten over de context, de omgeving waarbinnen jullie de doelgroep willen bereiken. Zijn er andere berichten of zenders die invloed hebben op jullie boodschap.

Stap 4: Formuleer de boodschap

Over jullie initiatief is van alles te vertellen, maar niet iedereen is in hetzelfde geïnteresseerd. Nu je weet bij wie je wat wilt bereiken, kun je de boodschap verder bepalen. Donateurs zijn bijvoorbeeld benieuwd hoe hun geld wordt besteed. Vrijwilligers willen weten hoe ze precies kunnen bijdragen. Enzovoort.

Belangrijk is hoe je de boodschap formuleert. Maar daarbij gebruik van de kennis over framing.

Stap 5: Kies het communicatiemiddel

Bij de keuze voor een communicatiemiddel spelen deze vragen een rol:

  • Is persoonlijk contact belangrijk of volstaat massacommunicatie?
  • Voldoet schriftelijke, verbale communicatie of is ook mondelinge, non-verbale communicatie nodig?
  • Hoeveel budget is er beschikbaar?
  • Past het communicatiemiddel bij de doelgroep? Je hebt weinig aan een bericht in de krant als je doelgroep die niet leest.

Vervolgens kies je uit de veelheid aan online, offline en face-to-face media. Zoals een blog, nieuwsbrief, website, persbericht, facebookpagina, youtube-kanaal, persoonlijke werving, een vrienden-/donateursdag of een brievenbusmailing. Er zijn meer middelen dan je denkt!

Maak vooral (ook) gebruik van de interactieve mogelijkheden van online en social media [beeldboxje met link naar Online media]; daarmee wissel je heel makkelijk foto’s, filmpjes en quotes met je partnerorganisatie uit. En dat vergroot de betrokkenheid van je achterban weer.

Stap 6: Evalueer!

Van organisaties die financiële ondersteuning krijgen wordt verwacht dat ze verantwoording afleggen. Hoeveel mensen heb je bereikt met de communicatie? Wat was het resultaat?

Maar ook voor jullie zelf is (tussentijds) evalueren handig; als je checkt of je  de gewenste resultaten gaat halen kun je eventueel nog tijdig bijstellen. Zet dus al in je communicatieplan hoe je wilt evalueren. Zorg bijvoorbeeld voor een evaluatieformulier bij een bijeenkomst en een teller op de website.

Zie de printversie (pdf) voor een uitgebreidere tekst over communicatiestrategie en communicatieplan!