Gezondheidszorg op maat valt of staat met een goed administratiesysteem. Maar hoe hou je een goede administratie bij als mensen vaak dezelfde naam hebben en ook nog eens dezelfde geboortedatum? In veel landen worstelen ziekenhuizen met dit probleem. In Ethiopië voerde een kliniek een elektronisch patiëntendossier in, met steun van Wilde Ganzen.
Misschien weet u het nog: wie vroeger in Nederland naar de dokter ging, kreeg vaak een handgeschreven recept mee voor de apotheek. Assistenten hadden een dagtaak aan het ontcijferen van de teksten. Nu gaat alles per computer en internet en zijn veel gegevens aan elkaar gekoppeld. “Ik krijg als Adviseur Projecten regelmatig verzoeken van klinieken en ziekenhuizen dat ze graag zo’n elektronisch patiëntendossier willen invoeren”, vertelt Esly van Dam van Wilde Ganzen. “Nu stuurt een arts een patiënt vaak met een handgeschreven kaartje en een dossiernummer door naar een lab voor bloedonderzoek. De laborant schrijft zijn resultaten op een briefje, dat ook in het dossier moet. En als je medicijnen nodig hebt, krijg je weer een briefje…”
Slecht handschrift
Daarbovenop komt dat er in sommige landen geen goede basisadministratie is. In Ethiopië lopen heel wat mensen rond die Tesfaye heten. Doordat de geboortedatum onbekend is, zijn ze bijna allemaal op 1 januari jarig. Zie dan maar eens uit te zoeken welke naam bij welk dossier hoort. De Denbi Maranatha Clinic in Ethiopië heeft daar iets slims op gevonden. Met steun van Wilde Ganzen en stichting Denbi is het gelukt een elektronisch dossier in te voeren. Esly: “Zoals wij de geboortedatum en postcode vaak gebruiken ter controle, zoeken zij op telefoonnummer. Dat is uniek en verandert niet zo vaak, is de ervaring. Ook voert de kliniek naast de naam van de patiënt, ook de naam van de vader en grootvader in. Zo vinden ze altijd de juiste persoon.”
“Dokters hier hebben soms een heel slecht handschrift”, licht Aberash Alemayehu van de kliniek in Ethiopië toe. “Dan moesten wij maar raden wat er stond. Nu staat alles in de computer en is het voor iedereen veel makkelijker. Het systeem werkt op zonnepanelen en zonder internet kun je nog steeds bij de dossiers.”
Inspirerend voorbeeld
Voor receptionist Elfoe is het elektronisch dossier een uitkomst. Drie jaar geleden begon ze bij het ziekenhuis. Ze had op dat moment nog nooit met een computer gewerkt. “Destijds stonden mensen nog in lange rijen voor haar balie te wachten op hun dossier”, vertelt dokter Aberash. ”Alles moest met de hand worden opgeschreven. Patiënten waren constant aan het klagen dat alles zo lang duurde. Dankzij de invoering van het elektronisch patiëntendossier en een training kan Elfoe de bezoekers sneller helpen, zijn er geen wachtrijen en ligt haar bureau niet meer bezaaid met papieren.”
Esly: “Dit project kostte minder dan 4.600 euro en komt ten goede aan duizenden mensen in de omgeving. Het is een inspirerend voorbeeld voor andere ziekenhuizen.”