Procedureveranderingen voor uitbetalingen, overeenkomsten en eindrapportages
Wij willen je graag informeren over enkele wijzigingen in ons beleid om op een correcte wijze verantwoording te kunnen afleggen over de manier waarop de donaties zijn besteed. Daarnaast zijn er naar aanleiding van een aantal fraudezaken directe aanleidingen om de risico’s met betrekking tot misbruik van fondsen zoveel mogelijk te beperken.
We hebben gekozen voor een aanpak die een zo goed mogelijke balans houdt tussen de belasting voor de partnerorganisaties (niet te veel extra tijd en kosten) en het verkrijgen van voldoende zekerheid omtrent de rechtmatigheid van de bestedingen.
Dit heeft geleid tot de volgende aanpassingen in onze procedures:
1. De samenwerkingsovereenkomst
In de huidige situatie wordt alleen met de Nederlandse partner een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Omdat het ons beleid is het te besteden projectbudget direct overmaken naar de lokale partnerorganisatie hebben we ervoor gekozen om ook met deze partner een contract af te sluiten over de besteding van het geld. Dit betekent dat vanaf 1 april 2019 zowel Nederlandse organisatie als de lokale samenwerkingspartner een samenwerkingsovereenkomst zullen ondertekenen.
2. De uitbetalingen
Een groot projectbudget kan een groter risico betekenen in het kader van fraude. Daarom zullen we vanaf nu projecten met een totaalbudget van € 50.000 of hoger in minimaal twee termijnen uitbetalen. Tussen de uitbetalingen door zal de lokale partner gevraagd worden om een tussentijdse rapportage aan te leveren.
3. De eindverantwoording
We willen een betere eindcontrole op de uitgaven doen, hoe we dit doen en welke onderbouwing wij daarvoor vragen zal afhangen van de grootte van het projectbudget. De aanvullende voorwaarden die hierbij gelden zullen worden vermeld in de samenwerkingsovereenkomst. Bij een project van € 100.000 of hoger zullen we vanaf nu een audit uitvoeren na afronding van het project. De kosten hiervan kunnen worden opgenomen in het projectbudget.
4. Het aantal projecten tegelijk in uitvoering
Meerdere projecten tegelijkertijd in uitvoering bij dezelfde lokale partner zorgt dat één partner veel grote budgetten in beheer heeft. Het is een grote uitdaging om hier een goede controle op te houden. Daarom willen we het aantal projecten in uitvoering bij dezelfde partner beperken tot maximaal één. Het is nog steeds mogelijk om aaneengesloten projecten in te dienen bij Wilde Ganzen en de fondsenwervende fase kan tegelijk oplopen met een project in uitvoering bij uw lokale partner. Echter, bij de eerste uitbetaling van een nieuw project verwachten we dat het voorgaande project is afgerond en gerapporteerd.
In de komende weken zullen wij uw projectpartner vragen om een samenwerkingsovereenkomst te tekenen (u ontvangt deze mail ook ter informatie). In deze samenwerkingsovereenkomst staat vermeld welke voorwaarden van toepassing zijn betreffende de verantwoording. Houdt u er rekening mee dat de eerste uitbetaling pas kan plaatsvinden wanneer wij de samenwerkingsovereenkomst getekend retour hebben ontvangen.
Voor alle relaties die al bezig zijn met de uitvoering zal er niks veranderen, hooguit zullen hun projectpartners gevraagd worden om wat extra onderbouwing aan te leveren bij de eindrapportage. Voor alle relaties die nog helemaal geen samenwerkingsovereenkomst hebben getekend zullen alle voorwaarden per 1 april van kracht gaan.
Wij snappen het als sommige van deze nieuwe procedures vragen oproepen, neemt u in dat geval gerust contact op met uw relatiemanager of Servicedesk. Zodat we samen kunnen kijken naar wat de gevolgen zijn van deze keuzes, hoe zich dat verhoudt tot uw samenwerking met ons en de lokale partner en hoe we de samenwerking desalniettemin soepel kunnen laten verlopen.